16 декабря 2020

fdForge 1.29.0 Эффективное управление фин. потоками

Агентство

fdForge 1.29.0 Эффективное управление фин. потоками

Постоянное развитие и наращивание функционала - залог успешного существования любой системы автоматизации. Наша платформа для управления проектами fdForge - не исключение. Напомним, что fdForge разрабатывается командой Fresh Design Agency уже на протяжении 6-ти лет и за это время было выпущено для продуктового использования более 30-ти стабильных версий системы, каждая из которых дополняет и расширяет функционал предыдущей. Ранее мы ограничивались только записью в системе в разделе “История версий” с перечнем вошедшего в версию функционала и сразу начинали работу над следующей, но поняли, что эта информация может быть интересна не только нашим текущим клиентам, потому решили что начиная с последней версии системы будем делиться деталями ее создания и рассказывать о разработанном функционале немного более подробно.

Итак, на текущий момент свежим масштабным релизом системы стала версия с номером 1.29.0, разработка которой длилась около 9-ти месяцев, от начала описания механики работы на этапе бизнес-анализа до первого релиза версии.

Финансовый модуль - от возникновения потребности до реализации

За время существования fdForge на базе платформы было реализовано и запущено множество проектов в различных сферах бизнеса. Но почти все эти проекты объединяло одно - они должны были либо приносить прибыль, либо же способствовать решению какой-то “боли” наших клиентов (экономия времени, контроль выполнения, учет остатков и т.п). Если рассматривать первую категорию проектов - почти все они имеют интеграцию с одной или более платежными системами, то есть, имеют дело с денежными средствами и личными данными пользователей. Такие проекты нуждаются в особом контроле за движением финансов, как с целью безопасности проводимых транзакций, так и с целью прогнозируемости дальнейшей прибыли. Конечно, все эти данные наши клиенты могли получить выгрузив отчеты из различных систем и сведя их воедино, но это вызывает достаточно много неудобств, повышает возможность возникновения ошибок в расчетах да и вообще, нарушает саму идею автоматизации.

Финансовый модуль платформы fdForge предназначен для фиксирования информации о движении денежных средств каждого из участников бизнес процесса определенного проекта. Функционал данного модуля позволяет вести бухгалтерский учет в виде аналитики по счетам и финансовый документооборот на основании транзакций, зафиксированных в системе.

Кроме того, система позволяет учитывать приходы, расходы, переводы денежных средств и все это в разрезе определенных клиентов, партнеров, счетов или сделок. Например, в системе есть возможность разбить операции по разным счетам, в зависимости от их назначения или валюты транзакции. На основании данных о приходах и расходах финансовый модуль системы умеет подсчитывать баланс любого из счетов, строить графики динамики на основании данных о движении денежных средств.

Аналитика и сводная статистика финансов

Основные возможности финансового модуля:

  • Обеспечивает приватность обрабатываемых данных за счет использования обезличенных счетов
    • Счета в системе имеют свои наименования и идентификаторы, которые никак не связаны с банковскими или другими счетами клиентов в реальной жизни
  • Обеспечивает целостность данных за счет применения двойной записи
    • При осуществлении оплаты через платежную систему, в систему записывается две транзакции
      • Первая - пополнение счета определенного пользователя со счета определенной платежной системы (учетная запись которой также заведена в fdForge в качестве пользователя с соответствующей ролью)
      • Вторая - перевод средств со счета этого пользователя на счет владельца бизнеса (под которого также заведена учетная запись и соответствующий счёт)
    • В целом, таких транзакций может быть больше двух, в зависимости от бизнес-процесса конкретного проекта, то есть дальше могут быть еще транзакции перевода средств со счета бизнеса на счет подрядчиков или партнеров и т.д
  • Обеспечивает блокировку средств перед списанием их с внутреннего счёта клиента для обеспечения наличия средств на этом счете в момент проведения сделки
    • Имеется в виду что перед проведением транзакции система проверяет наличие необходимой суммы средств на счету пользователя и блокирует эту сумму на момент осуществления транзакции во избежание двойного или повторного снятия
  • Предоставляет возможность ручного создания транзакций и заведения счетов пользователей в систему
    • Помимо автоматического создания счетов и транзакций согласно бизнес-процессу определенного проекта, финансовый модуль платформы fdForge позволяет ручное создание транзакций с их привязкой к конкретным сделкам и счетам пользователей
  • Имеет возможность построения отчетов и просмотра аналитики по всем финансовым транзакциям
    • В системе на данный момент проработана базовая аналитика по счетам и транзакциям, которая отображается в разрезе пользователей и сделок. Такими показателями, например, являются:
      • Общий оборот по сделке
      • Баланс конкретного счета пользователя
      • Баланс всех счетов пользователя
      • Список популярных счетов-корреспондентов

Что именно вошло в версию

Счета пользователей

Под счетами пользователей подразумеваются внутренние системные кошельки пользователей. Как уже было сказано выше, счета создаются автоматически в зависимости от бизнес-процесса определенного проекта. Один счет привязан только к одной валюте, но нет ограничений по количеству счетов у одного пользователя. В системе предусмотрена возможность включения кредитования для определенных счетов, то есть нахождения на них отрицательного баланса.

В карточке пользователя можно увидеть перечень всех его счетов, баланс каждого счета, динамику начислений/списаний по этому счету, его последние транзакции, а также, текущий баланс всех счетов пользователя, приведенный к одной валюте. Добавление этой информации на карточку пользователя делает ее более полноценной и информативной, что позволяет администратору более качественно обрабатывать лиды.

Счета пользователя

Просмотр данных одного счета

Каждый из счетов имеет в системе отдельную страницу, где представлена полная информация по этому счету, его баланс, суммарный приход и расход, график динамики начислений и популярные счета-корреспонденты (это счета, с которыми чаще всего производились транзакции). Кроме того, есть возможность просмотра перечня всех транзакции, проведенных в рамках одного выбранного счета и базовую статистики по ним, а именно: общее количество транзакций, средняя сумма одной транзакции и количество уникальных счетов-корреспондентов.

Статистика счета пользователя

Статистика счета - счета контрагенты

Транзакции в системе

Под транзакциями подразумеваются все финансовые операции, проводимые в рамках системы (перевод средств с одного счета на другой, пополнение счета, вывод средств из системы и т.п.).

Большинство транзакций будут создаваться автоматически и зависеть от бизнес-процессов конкретного проекта, но в системе предусмотрена и возможность ручного создания транзакций. Правда, ручное создание доступно только в случае наличия соответствующих прав. Автоматическое создание транзакций чаще всего завязано на ответы интегрированных на проекте платежных систем.

Для того, чтобы в системе не было зависших транзакций, у каждой транзакции предусмотрен свой срок жизни, который задается и настраивается для определенного проекта. Этот срок жизни означает период, в течении которого с момента создания, транзакция должна быть закрыта с положительным или отрицательным решением. Если за отведенный срок транзакция не закрывается, она будет автоматически отменена системой.

История транзакций

Для удобной работы бухгалтерии с финансовым модулем системы предусмотрен отдельный раздел, в котором можно просмотреть список всех созданных на проекте транзакций в едином месте с возможностью поиска и фильтрации по различным параметрам. Каждая из транзакций имеет в системе отдельную страницу, где представлена полная информация по этой транзакции - ее текущий статус, сумма и данные счетов, между которыми была произведена текущая транзакция.

Детали транзакции

Курсы и конвертация валют

Поскольку платформа fdForge поддерживает мультивалютность, финансовый модуль умеет конвертировать суммы из одной валюты в другую по курсу на определенную дату, на основании хранящихся в системе кросс-курсов валют.

Все кросс-курсы конвертации валют обновляются автоматически. У администраторов есть возможность как просмотра курса на определенную дату, так и использования этого курса при заведении прошедших транзакций в систему вручную.

График курсов валют

Аналитика и сводная статистика финансов

Аналитика финансов предусмотрена в системе в разрезе определенных сущностей - пользователей, сделок, транзакций, счетов. Основное преимущество такого подхода в том, что транзакции перестают быть просто проводками, фиксирующими факт зачисления/списания денежных средств с одного счета на другой, а прикрепляются к сделкам между пользователями, подтверждая таким образом проведение сделки и полноценно участвуя в бизнес-процессе проекта.

Такая аналитика очень важна для руководства бизнеса и отдела маркетинга с целью прогнозирования будущей прибыли, корректировки бизнес-целей и реализации маркетинговых кампаний.

Примеры использования

Хоть релиз финансового модуля был совсем недавно - 9 октября 2020 года, но многие наши клиенты уже перешли на новую версию системы и успели оценить ее преимущества.

Дальше хочется привести пару примеров использования финансового модуля помимо его прямого назначения - фиксирования и хранения всех финансовых транзакций проекта.

Возможности использования:

  • Отправка нотификаций по результатам наступления какого-либо события, выполненного финансовым модулем
    • Например, после перехода транзакции в финальный успешный статус - пользователю отправляется push-уведомление что оплата прошла успешно и email сообщение с инвойсом об оплате
  • Осуществление рассылки всем пользователям, оборот по сделкам которых превысил определенную сумму
    • Например, отправка подарочных или скидочных промокодов всем клиентам, потративший на сервисе свыше 5000 грн
  • Планирование доходов следующего месяца на основании данных о доходах и расходах в текущем
    • Построение плана продаж (пока что имеется в виду за пределами системы) на основании аналитики финансового модуля
  • Автоматическая смена статусов сделок в зависимости от статуса транзакции, привязанной к сделке
    • Например, система будет считать сделку закрытой только после того, как транзакция, привязанная к ней, перейдет в финальный позитивный статус
  • Логирование всех действий, связанных с финансами проекта
    • Например, при возникновении ошибок оплаты есть возможность отследить на каком этапе прохождения платежа возникла ошибка и устранить ее, либо же использовать эту информацию при общении с клиентом

Результаты

Главными достижениями внедрения в платформу fdForge финансового модуля можно назвать следующие:

  • Все финансовые операции по проекту можно отследить в рамках одной системы, без необходимости переключаться между своими кабинетами в различных платежках и банкингах и сводить все данные вручную.
  • Наличие всегда актуальной информации о курсах валют и автоматическая конвертация средств при проведении мультивалютных транзакций.
  • Построение аналитики по финансовой деятельности проекта в разрезе клиентов, сделок, компании, платежных систем, счетов и других сущностей, участвующих в процессе (вывод агрегированной информации с графиками и таблицами).
  • Обеспечение целостности хранимых в системе данных за счет того, что любая финансовая проводка не приходит “ниоткуда” и не уходит “в никуда”. У транзакции всегда есть счет-отправитель и счет-получатель, а каждый из этих счетов, в свою очередь, привязан к определенному пользователю. Сама же транзакция привязана к сделке, так что отследить историю любой отдельно взятой транзакции через систему не составит труда даже для новых пользователей системы fdForge, а для опытных это вообще будет делом нескольких минут.

Планы на будущее

После того, как уже реализованный финансовый модуль будет испытан в течении какого-то времени, мы соберем отзывы и пожелания клиентов, проведем свою внутреннюю аналитику и выделим основные цели и планы его развития в будущем. На данный момент идет первичная промышленная эксплуатация модуля, мы собираем фидбек от наших клиентов для принятия решений по внедрению нового функционала.

В последующих релизах планируются такие полезные фичи как:

  • Возможность построения различных графиков финансовой статистики в панели администрирования
  • Построение прогнозов прибыли по определенному счету/счетам
  • Составление планов и контроль/прогноз выполнения этих планов
  • Возможность выгрузки данных финансового модуля в формате отчетов
  • Расширенная аналитика по счетам, транзакциям, сделкам (схемы, графики, диаграммы)

Заключение

Наш финансовый модуль можно смело назвать “финансовым учетом с человеческим лицом”. Вместо сложных документов и .xlsx файлов, смысл которых доступен лишь бухгалтерам, платформа fdForge обеспечивает пользователя простой и ясной картиной финансовых потоков проекта. Таким образом, важнейшая особенность финансового модуля - его наглядность.

Если для руководства бизнеса финансовый модуль является в первую очередь инструментом контроля, то для менеджеров результатом работы модуля является более эффективное взаимодействие с клиентами и ускоренная обработка заказов. Причина простая – состояние всех платежей в системе строго отслеживается и в любой момент времени доступно администратору.

В дальнейшем, будем стараться держать вас в курсе всех важных обновлений платформы и надеемся что эта статья была полезной в качестве обзора нового модуля и понимания пользы от внедрения его функциона

Чтобы предоставить нашим посетителям наилучший пользовательский опыт, наш сайт использует Cookie. Продолжая работу с нашим сайтом вы подтверждаете, что соглашаетесь с нашей политикой Cookie